Telefonska centrala je dvignila raven profesionalnosti v podjetju.
Ko sem začela delati v manjšem podjetju, nas je bilo zaposlenih le pet. Komunikacija je bila preprosta – vsi smo sedeli v istem prostoru, telefon je bil eden in tisti, ki je bil najbližje, se je pač oglasil. A z rastjo podjetja se je začelo zapletati. Strank je bilo vedno več, klici pogostejši, pogosto napačno preusmerjeni ali sploh neodgovorjeni. Takrat smo se odločili, da potrebujemo boljši sistem in prvič sem se srečala s pojmom telefonska centrala.
Priznam, na začetku mi je zvenelo zelo zapleteno in tehnično. A ko nam je ponudnik predstavil, kako deluje IP centrala, sem razumela, da gre pravzaprav za zelo logično rešitev. Vsak zaposleni je dobil svojo interno številko, klici so se začeli filtrirati prek avtomatskega odzivnika, stranke so bile usmerjene na pravi oddelek ali osebo brez nepotrebnega prevezovanja.
Najboljši učinek pa sem opazila pri strankah. Veliko manj je bilo pritožb, da nas ne morejo priklicati, manj zamujenih klicev, manj zmede. Sama sem delala v administraciji in mi je telefonska centrala omogočila, da sem se lažje posvetila delu – klice sem sprejela, ko sem bila na vrsti, ostali pa so jih lahko prevzeli, ko mene ni bilo.
Zanimivo je, kako tako na videz tehnična stvar vpliva na vsakdanjik v pisarni. Komunikacija je postala bolj urejena, odgovornost bolj jasna. In čeprav mi je bilo sprva vse skupaj odveč, zdaj ne znam več brez. Telefonska centrala se je izkazala kot ena tistih nadgradenj, ki resnično dvignejo raven profesionalnosti v podjetju. Danes, ko slišim avtomatski odzivnik pri drugih podjetjih, točno vem, koliko manj zmede je za kulisami, ker sem šla čez isto izkušnjo.
Po določenem času smo dodali še možnost snemanja klicev in vpogled v statistiko, kar je še dodatno izboljšalo našo odzivnost. Videli smo, kdaj imamo največ klicev, kdo jih največ prejme in kje lahko še optimiziramo procese.
Telefonska centrala ni bila le orodje za klicanje, temveč pravi pripomoček za boljše razumevanje strank in njihovega vedenja.…